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Wie du sehen wirst, berücksichtigt nicht einmal Apple dieses Problem vollständig: Rechnungen von allen möglichen Parteien müssen auf die eine oder andere Weise verwaltet, bezahlt und gespeichert werden. Wie sich herausstellt, werden Rechnungen von Apple lediglich mit Zahlen benannt. Da blickt keiner durch

Nicht in der Lage zu sein Rechnungen eindeutig zu unterscheiden, ist für den Steuerberater ein nerviges Problem.

Experience Designer sind stolz darauf, dass sie einen ganzheitlichen Ansatz des (benutzerzentriertes) Experience Design verfolgen. Ich stimme zu, dass die meisten Designer, mit denen ich zusammengearbeitet habe, sehr nuancierte Aspekte der Experience verstehen und sich diesbezüglich bemühen diese so gut wie möglich zu gestalten.

Der Punkt, nach dem scheinbar jede Produkt- oder Service Experience, “flach aufs Gesicht fällt”, ist dieser: Der Versand einer Rechnung. Unglaubwürdig? Du wirst bald sehen, warum!

Das mag auf den ersten Blick nach einem kleinen Problem klingen, aber frage deine Büroleiter oder Buchhalter.

“Was passiert nachdem ich meine/unsere Rechnung an den Kunden schicke?”

Aus irgendeinem Grund denkt weder Entwickler noch Designer über die Frage nach “Was passiert, wenn ich meine/unsere Rechnung an den Kunden schicke”? Nun, jemand muss diese Rechnungen auf die eine oder andere Weise sammeln. Bei den meisten Unternehmen (KMU) ist das meist ein manueller Prozess. Das geschieht entweder bei der Firma selbst, oder die Rechnungen werden an den Buchhalter weitergeleitet ohne selbst zu sortieren/zu sammeln. Da der Buchhalter lediglich Dateien erhält, muss er diese irgendwie auseinanderhalten können.

Wenn du einen ganzen Haufen Rechnungen pro Monat bekommst, wird es für dich oder garantiert deinem Buchhalter schwierig, die eine Rechnung von der anderen Rechnung zu unterscheiden, wie auf dem Bild unten gezeigt.


Kannst du sagen, welche Rechnung von wem stammt? Kannst du sagen, welche Rechnung von wem stammt?

Wir, wie jedes andere Unternehmen, erhalten eine ganze Reihe von PDF-Rechnungen pro Monat. In der Tat müssen auch viele Rechnungen von einem Online-Portal heruntergeladen werden. Es ist sicherlich keine Überraschung, dass es bei allen Rechnungen keine Konsistenz in der Namensgebung vorzufinden ist, egal in welchem Monat.

Das ist völlig verständlich, aber ein echter, echter Schmerz für jeden, der in der Buchhaltung oder Buchhaltung arbeitet (auf Empfängerseite eines Unternehmens oder bei externen Buchhaltern).

Ich habe kürzlich von einem Designer eine Rechnung erhalten, die den Namen Invoice.pdf trug. Selbst größere Unternehmen scheint das recht egal zu sein. Typische Namenskonventionen, die verwendet werden: Rechnung %Zahl%.pdf, %Zahl-Rechnung%, %Zahl-Datum%.pdf.

Einige Rechnungen, die wir in der Vergangenheit von Apple erhalten haben, sind so benannt:

  • 4536898135.pdf
  • 4536895822.pdf
  • 4548879743.pdf

So sieht die Realität von Buchhaltern aus.

Der Datei ein Datum zu geben, ist eine große Verbesserung. Aber leider nicht ausreichend.

Was passieren kann: Ich öffne die E-Mail, überprüfe die Details der Rechnungen und speichere sie lokal in einem Ordner mit einer Reihe anderer Rechnungen ab, so dass jemand oder ich diese Rechnung später bearbeiten kann. Nun, wenn der Zeitpunkt für die Zahlung dieser Rechnung gekommen ist, wird der Verantwortliche jede Rechnung in diesem Sammelordner auswählen, um festzustellen, welche Rechnung von welchem Absender stammt. Das macht nicht viel Spaß.

Fun fact #1: Nicht viele Designer kümmern sich darum oder denken darüber nach (siehe Rechnungen, die wir in der Vergangenheit erhalten haben).

Fun fact #2: Selbst dem Unternehmen mit einer Marktkapitalisierung von 800+ Milliarden Dollar ist es nicht so wichtig, Apple. Deren Rechnungen haben das Format %number%.pdf. Traurig zu sehen, dass Apple das End-to-End-Experience nicht berücksichtigt.

Größere Unternehmen, die einen hohen Rechnungsbetrag erhalten, haben natürlich einen anderen Prozess als kleinere Unternehmen. Sie haben eigene Lösungen entwickelt, z.B. das automatische Scannen von Papierrechnungen bei deren Eingang und die Weiterverarbeitung der Daten bis zur tatsächlichen Zahlung. Aber vielleicht geben sie diese Arbeit auch einfach an Buchhaltungsgesellschaften weiter.

Was können wir im Hier und Jetzt tun, um das Leben all jener Buchhalter, Büroleiter und Unternehmer zu erleichtern, die keinen bezahlen können, die diesen Job erledigt? Nun, seien Sie emphatischer bei der Erstellung deiner Rechnung. Ein erster Schritt zur Verbesserung des Rechnungs-/Zahlungsworkflows ist die korrekte Benennung deiner Rechnung: Datum, Nummer, von wem, an wen. Man kann auch Online-Tools zur Verwaltung von Ausgangsrechnungen verwenden, da diese Tools die Rechnungen in der Regel besser benennen.

Es mag zunächst seltsam sein, deine Rechnungen nach deinem Namen zu benennen, aber glaube mir, es wird ein Lächeln in das Gesicht des Buchhalters Ihres Kunden zaubern.

User Focus hört nicht nach der eigentlichen Arbeit, und vor der Rechnungsversand auf. User Focus bedeutet den Arbeitsaufwand seitens des Empfängers holistisch mit einzubeziehen.

Das zeigt Empathie!


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